AUTOMATYZACJA
Najlepsza automatyzacja to taka, której po tygodniu przestajesz zauważać
Firma nie potrzebuje automatyzacji po to, żeby mieć więcej technologii. Potrzebuje jej wtedy, gdy ludzie codziennie robią rzeczy, które system może wykonać szybciej i bez kolejnego telefonu, maila albo kopiowania danych.
W budownictwie takich miejsc jest szczególnie dużo, bo jedna część firmy pracuje w biurze, druga na budowie, a informacje pomiędzy nimi nadal często przechodzą przez telefon, zdjęcie dokumentu albo arkusz.
TECTIQ pomaga znaleźć te miejsca i uporządkować je bez wymiany wszystkiego, co już działa.
Nie zaczynamy od pytania "co możemy zautomatyzować?"
Technicznie można automatyzować bardzo dużo.
Nie wszystko warto.
Jeżeli jakaś czynność zajmuje pięć minut raz w miesiącu, pisanie dla niej osobnego mechanizmu może być kompletnie nieopłacalne.
Znacznie ciekawsze są procesy, które:
- powtarzają się codziennie,
- angażują kilka osób,
- polegają na przepisywaniu danych,
- wymagają ciągłego pilnowania statusu,
- są podatne na pomyłki,
- blokują następną osobę,
- generują telefony tylko po to, żeby ustalić podstawową informację.
To właśnie od nich zaczynamy.
Dokument przychodzi. Co dzieje się później?
Dobrym przykładem jest faktura, protokół, raport pracy albo inny dokument z budowy.
Sam plik nie jest problemem.
Problem zaczyna się później.
- Ktoś musi go odebrać. →
- Ktoś sprawdza dane. →
- Ktoś przypisuje dokument do budowy. →
- Ktoś akceptuje. →
- Ktoś przepisuje informacje do kolejnego systemu. →
- Ktoś po tygodniu próbuje ustalić, gdzie dokument się zatrzymał.
OCR może odczytać dane. Reguły mogą wskazać odpowiedni projekt. System może wysłać dokument do właściwej osoby. Po akceptacji dane mogą trafić dalej bez ręcznego kopiowania.
Człowiek nadal podejmuje decyzję tam, gdzie decyzja jest potrzebna.
Po prostu nie pełni roli kuriera pomiędzy systemami.
Raport z budowy nie musi zaczynać drugiego obiegu pracy
Jeżeli operator albo kierownik raportuje coś na budowie, ta informacja powinna od razu trafić do właściwego procesu.
Nie ma sensu najpierw zapisać jej na kartce, później zrobić zdjęcie, następnie wysłać zdjęcie, potem przepisać dane do Excela, a na końcu jeszcze raz wprowadzić je do systemu rozliczeniowego.
Automatyzacja polega często nie na dodaniu nowego narzędzia, tylko na usunięciu dwóch albo trzech niepotrzebnych kroków.
Dane ze sprzętu mogą uruchamiać proces
Maszyna również może być źródłem informacji.
Jeżeli system wie, że urządzenie opuściło geostrefę, rozpoczęło pracę, przekroczyło określony czas pracy, ma problem z napięciem albo przestało raportować, nie zawsze potrzebujemy człowieka, który przez cały dzień patrzy na mapę.
Można ustawić reakcję.
- Alert.
- Zadanie.
- Raport.
- Powiadomienie do konkretnej osoby.
- Wpis w innym systemie.
To jest dla nas istotny kierunek, ponieważ automatyzacja może zaczynać się nie tylko od kliknięcia w programie, ale również od zdarzenia fizycznego w terenie.
Dwa dobre systemy nadal mogą tworzyć zły proces
Firma może korzystać z dobrego ERP i dobrego CRM.
Jeżeli pracownik codziennie przenosi dane między nimi ręcznie, cały proces nadal jest słaby.
To samo dotyczy księgowości i panelu operacyjnego, telematyki i rozliczeń, systemu dokumentowego i CRM, formularza na stronie i systemu handlowego.
Jeżeli narzędzia udostępniają API albo inną możliwość integracji, często da się usunąć ręczny krok pomiędzy nimi.
Nie zawsze trzeba budować nowy system.
Czasami wystarczy sprawić, żeby dwa istniejące zaczęły ze sobą rozmawiać.
Alert zamiast kolejnego dashboardu
Nowoczesne systemy bardzo łatwo tworzą kolejne wykresy.
Tyle że właściciel firmy nie chce przez cały dzień obserwować piętnastu paneli.
W wielu procesach lepsze pytanie brzmi:
kiedy system powinien się odezwać?
- Dokument czeka zbyt długo na akceptację.
- Maszyna opuściła teren.
- Brakuje obsady.
- Zlecenie stoi bez zmiany statusu.
- Termin się zbliża.
- Koszt przekroczył ustalony poziom.
Jeżeli wszystko jest w porządku, człowiek nie musi poświęcać temu uwagi.
Gdzie kończy się klasyczna automatyzacja, a zaczyna AI
Nie każde zadanie wymaga sztucznej inteligencji.
Jeżeli zasada brzmi: "gdy status zmieni się na zaakceptowany, wyślij dokument do księgowości", zwykła automatyzacja jest lepsza, tańsza i bardziej przewidywalna.
AI zaczyna mieć sens wtedy, gdy system musi pracować na języku, dokumentach, niejednoznacznych danych albo dużej liczbie informacji.
Na przykład może odczytać opis inwestycji, streścić dokument, przeszukać bazę wiedzy, rozpoznać typ zapytania, wybrać właściwe dane z wielu źródeł albo odpowiedzieć na pytanie zadane normalnym językiem.
Dlatego w TECTIQ nie zaczynamy od AI. Zaczynamy od zadania.
Jak zaczynamy automatyzację
- 01
1. Pokazujesz nam, co robi człowiek
Krok po kroku.
- 02
2. Liczymy, gdzie naprawdę ginie czas
Nie każde kliknięcie jest problemem.
- 03
3. Upraszczamy proces
Najpierw usuwamy zbędne kroki. Dopiero później je automatyzujemy.
- 04
4. Łączymy potrzebne narzędzia
API, baza danych, formularz, ERP, telematyka albo inne źródło.
- 05
5. Sprawdzamy efekt
Czy ludzie rzeczywiście wykonują mniej pracy, czy tylko dostali nowy system do obsługi.
FAQ
Czy automatyzacja wymaga wdrożenia nowego ERP?
Nie. Bardzo często automatyzujemy proces pomiędzy narzędziami, które firma już ma.
Czy automatyzujecie pracę na dokumentach?
Tak. W zależności od procesu można wykorzystać OCR, ekstrakcję danych, automatyczny obieg, walidację i integrację z innymi systemami.
Czy można automatyzować zdarzenia z maszyn?
Tak, jeżeli dane z urządzenia są dostępne. Przykładem może być geostrefa, czas pracy, zapłon albo inne zdarzenie z telematyki.
Czy do każdej automatyzacji potrzebne jest AI?
Nie. W wielu przypadkach klasyczna automatyzacja jest lepszym rozwiązaniem. AI dokładamy tam, gdzie rzeczywiście wnosi wartość.
Pokaż nam rzecz, którą robicie ręcznie setny raz
Nie musisz wiedzieć, czy rozwiązaniem będzie API, OCR, prosty skrypt czy agent AI. Najpierw sprawdzimy, czy w ogóle warto ten proces automatyzować.